Welkom bij Zenzo

Vul onderstaand formulier in zodat we je Zenzo automations kunnen configureren. Dit duurt ongeveer 10 minuten. Hoe meer je invult, hoe beter de automations direct werken. Na ontvangst gaan we direct aan de slag.

Basisgegevens

Volledige naam

Bedrijfsnaam

Bedrijfsdomein

Het domein van je bedrijf. Dit gebruiken we om interne van externe emails te onderscheiden.

Email adres

Dit is het account dat we koppelen aan Gmail en Calendar

Slack User ID

Hoe vind je dit? Open Slack, klik op je profielfoto, kies "Profile", klik op de drie puntjes, en kies "Copy member ID"

Meeting note-taker

Welke tool gebruik je om meetings op te nemen? We koppelen deze voor meeting prep en actiepunten.

Pakket

Basic Pro

Communicatiestijl

Wat is de voertaal van je bedrijf?

De taal waarin intern gecommuniceerd wordt

In welke taal communiceer jij het meest?

Kan anders zijn dan de voertaal, bijv. als je veel met internationale klanten werkt

Hoe zou je je schrijfstijl omschrijven?

Denk aan toon, formaliteit, lengte van berichten, en hoe je mensen aanspreekt

Hoe sluit je je emails af?

Bv. "Groet, Jan", "Mvg, J. de Vries", "Cheers, Jan"

Verschilt je toon tussen intern en extern?

Veel mensen communiceren anders met collega's dan met klanten of partners

Plak hier 1-2 voorbeeld-emails die je recent hebt verstuurd

Dit helpt ons je schrijfstijl zo goed mogelijk te matchen. Liefst een interne en een externe mail.

Je team en samenwerking

Waarom vragen we dit? Zenzo houdt actiepunten per persoon bij en haalt context uit je interacties. Hoe beter we weten met wie je samenwerkt, hoe relevanter de output.

Met wie werk je het meest samen?

Voeg je directe collega's toe. Per persoon maken we een actiepunten-overzicht aan.

Naam

Rol

Slack User ID (optioneel)

Hoe wil je dat actiepunten worden bijgehouden?

We kunnen actiepunten per persoon bijhouden (apart overzicht per collega) of als een gecombineerde lijst.

Externe partijen Pro

Pro pakket. Met de Partner & Project Tracker houden we je externe relaties bij. Vul hier je belangrijkste partners/klanten in.

Met welke externe partijen werk je regelmatig samen?

Denk aan klanten, leveranciers, partners, accountant. Per partij noteren we naam, contactpersoon en hoe vaak jullie contact hebben.

Bedrijfsnaam

Contactpersoon

Frequentie

Email- en berichtregels

Dit is cruciaal. Zenzo maakt concept-antwoorden op je mails en Slack berichten. Hoe meer regels je meegeeft, hoe beter de output direct klopt.

Zijn er mails die doorgestuurd of anders afgehandeld moeten worden?

Denk aan: facturen naar een specifiek adres, bepaalde afzenders naar een collega, etc.

Welke mails of berichten moet Zenzo negeren?

Sommige mails hoeven geen draft, denk aan nieuwsbrieven, notificaties, cc's waar je niet op hoeft te reageren

Zijn er onderwerpen waar Zenzo zich niet mee mag bemoeien?

Bijv. HR-gerelateerde mails, salarisgesprekken, juridische zaken

Andere regels of gewoontes die we moeten weten?

Alles wat helpt om de automations beter te laten werken. Geen detail is te klein.

Slack en notificaties

Wat is de naam van je Slack workspace?

Naam van je Zenzo Slack-kanaal

Maak dit kanaal zelf aan. Dit wordt je persoonlijke kanaal waar je meldingen ontvangt en opdrachten kunt geven aan je digitale assistent.

Zo doe je dat (desktop):
1. Open Slack en klik links op "Kanalen" (of "Channels")
2. Klik op het + icoon en kies "Kanaal aanmaken"
3. Geef het kanaal een naam, bijv. jan-assistant
4. Zet de zichtbaarheid op "Prive" (belangrijk!)
5. Klik op "Aanmaken" en vul de naam hieronder in

Op je telefoon: Tik bovenaan het Channels-scherm op het + icoon, kies "Nieuw kanaal", geef het een naam en zet het op prive.

Waar wil je notificaties ontvangen?

Zenzo stuurt meldingen bij agenda-conflicten, actiepunten updates, etc.

Wat zijn je werktijden?

Standaard draaien automations ma-vr 09:00-17:00. Wil je andere tijden?

Slack Drafter Pro

Pro pakket. De Slack Drafter maakt concept-antwoorden op je Slack mentions en DMs. Hieronder vragen we welke kanalen we moeten monitoren en hoe je in Slack schrijft.

In welke Slack-kanalen ben je actief?

De Slack Drafter monitort deze kanalen op mentions en berichten die een reactie nodig hebben.

Schrijf je anders in Slack dan in email?

Veel mensen zijn informeler in Slack. Dit helpt ons de toon per kanaal goed te zetten.

Zijn er Slack DMs of kanalen die Zenzo moet overslaan?

Bijv. social channels, #random, of DMs met specifieke personen

Digitale Assistent Pro

Pro pakket. Via je Slack-kanaal kun je opdrachten geven aan je digitale assistent. Denk aan opzoekwerk, samenvattingen maken, of berichten laten opstellen.

Welk soort opdrachten zou je je assistent willen geven?

Dit helpt ons de assistent beter in te richten op jouw behoeftes.

Management overleg Pro

Pro pakket. Met MT Slides bereiden we je management-presentatie automatisch voor met actuele data. Vul hieronder in hoe jouw MT overleg eruitziet.

Hoe vaak heb je een management/MT overleg?

In welke taal is het MT overleg?

Welke afdelingen of gebieden presenteer jij in het MT?

Dit gebruiken we om je slides te structureren per afdeling of verantwoordelijkheidsgebied.

Dagelijkse workflow

Hoe ziet een typische werkdag eruit?

Welke tools gebruik je? Hoeveel emails/meetings per dag? Waar gaat de meeste tijd in zitten?

Zijn er agenda-regels die we moeten respecteren?

Denk aan focusblokken, lunchpauze, vaste vergaderdagen, etc.

Nog iets dat je kwijt wilt?

Alles wat niet in de vragen hierboven paste maar wel relevant is

✓

Ontvangen!

Bedankt voor het invullen. Er zou een email-venster moeten openen met je gegevens. Klik op versturen om de intake af te ronden. We gaan direct aan de slag met de configuratie van je Zenzo automations.

Email niet geopend? Kopieer onderstaande gegevens en mail ze naar info@procesiq.nl